Fuarın kazananları stantta belli olmaz — randevu takviminde belli olur. İyi firmaların fuar ajandası haftalar önce dolar; “standımıza bekleriz” diye fuar haftası atılan e-posta, dolu bir takvime çarpar. Bu rehberde zamanlama planı ve üç kopyalanabilir şablon var; sonunda da yasal ve teslimat hatırlatmaları.
Zamanlama: 6-4-2 kuralı
| Fuardan 6 hafta önce | İlk temas: kısa tanışma + değer cümlesi + randevu teklifi. Takvimler henüz boş. |
| Fuardan 4 hafta önce | Yanıtsızlara tek nazik hatırlatma; yanıt verenlere gün/saat netleştirme. |
| Fuardan 2 hafta önce | Randevuların teyidi + stant no / buluşma noktası. Yeni temas açmak için son mantıklı pencere. |
| Fuar sonrası 1 hafta içinde | Görüşülenlere teşekkür + konuşulanın özeti; görüşülemeyenlere “fuarda kaçırdık” e-postası. |
Bu planın ön koşulu, katılımcı listesine fuardan en az 6 hafta önce sahip olmaktır — listeye nasıl ulaşılacağı katılımcı listesi rehberinde.
Konu satırı: açtıran üç kalıp
- Fuar + niyet: “Medica'da 15 dakikanızı rica ediyoruz” — fuar adı tanıdıklık, süre netlik verir.
- Ortak bağlam: “Hall 3'te komşuyuz — [Firma] x [Firma]” — stant bilgisi varsa en güçlüsü.
- Somut değer: “[Ürün] için [ülke] fiyat listemiz — fuarda görüşelim mi?” — pazarlama sıfatları değil, teklif.
Kaçının: BÜYÜK HARF, birden çok ünlem, “kaçırılmayacak fırsat” kalıpları — hem açılışı düşürür hem filtreleri tetikler.
Şablon 1 — İlk temas (6 hafta önce)
Konu: [Fuar adı]'nda 15 dakikanızı rica ediyoruz
Sayın [Ad Soyad],
[Fuar adı] katılımcı listesinde firmanızı gördük; biz de [sektör] alanında [ülke]'den üretici/tedarikçiyiz. [Tek cümlede somut değer: ör. X ürününde Avrupa'ya haftalık sevkiyat yapıyoruz.]
Fuar sırasında standınıza 15 dakikalık bir ziyaret için uygun olduğunuz bir gün/saat var mı? [İki seçenek önerin: Salı 11:00 / Çarşamba 14:00 gibi.]
İyi çalışmalar, [Ad Soyad] — [Firma], [telefon], [site]
Şablon 2 — Nazik hatırlatma (4 hafta önce)
Konu: Yanıt: [Fuar adı] görüşme talebimiz
Sayın [Ad Soyad],
Geçen haftaki e-postamız yoğunlukta kaybolmuş olabilir. [Fuar adı] programınız netleşiyorsa, kısa bir tanışma görüşmesi için hâlâ birkaç uygun saatimiz var.
Uygun değilseniz de tek cümlelik bir 'bu dönem olmaz' yanıtı bizim için kıymetli — takibi keseriz.
Saygılarımızla, [Ad Soyad] — [Firma]
Bir hatırlatma yeter. İkinci hatırlatma yanıt getirmez, itibar götürür.
Şablon 3 — Teyit (2 hafta önce)
Konu: [Fuar adı] — [gün/saat] görüşmemizin teyidi
Sayın [Ad Soyad],
[Gün, saat] için sözleştiğimiz görüşmeyi teyit etmek isteriz. Standınızda mı buluşalım, yoksa [kendi stant no] numaralı standımıza mı beklemeliyiz?
Görüşmede [konu 1] ve [konu 2] üzerinden kısa bir sunum getireceğiz; sizin eklemek istediğiniz başlık olursa memnun oluruz.
Görüşmek üzere, [Ad Soyad] — [Firma], [cep telefonu]
Göndermeden önce: yasal ve teslimat
Şablon ne kadar iyi olursa olsun iki kural değişmez: iletide çıkış bağlantısı + gönderen kimliği + fiziksel adres bulunmalı ve adresler gönderim öncesi doğrulanmalı. Ayrıntılar yasal rehberde; gönderim araçlarının ücretleri Fiyatlandırma'da.