Fuar Sonrası Takip E-postası: Zamanlama, 3 Şablon ve CRM Aşamaları

İlk ileti, karşı taraf görüşmeyi hâlâ hatırlarken gitmelidir. Fuardan sonraki bir ila üç iş günü yaygın bir hedeftir; iki hafta geçtikten sonra çoğu kişi adınızı bir yere oturtmakta zorlanır. Fuarın kapandığı akşam her şeyi göndermek de iyi fikir değildir: muhataplarınız yoldadır ve gelen kutuları en dolu hâlindedir.

Bu süreler pratikten gelen kaba önerilerdir, ölçülmüş değerler değildir. Sektörünüze ve satış döngünüzün uzunluğuna göre uyarlayın.

İyi bir takip fuar sırasında başlar. Kartvizit tek başına kişinin kim olduğunu söyler, standınızda neden durduğunu söylemez. Her görüşme için kâğıda, bir uygulamaya ya da yaka kartı okuyucuya şu birkaç bilgiyi yazın:

Kişi

Ad, firma, görev ve kullanmanızı istediği e-posta ya da telefon.

Bağlam

Neyi sordu, hangi ürün ya da proje, konuşulan miktar ve fiyatlar.

Söz

Göndereceğinizi söylediğiniz şey: teklif, numune, bir meslektaşla görüşme.

Öncelik

Sıcak, ılık, soğuk gibi basit bir derece; sıcak adaylar önce ele alınır.

İzin

Kişinin tanıtım e-postası almayı kabul edip etmediği ve hangi metni onayladığı.

Son satır, özellikle önceden onay isteyen ülkelerden gelen ziyaretçiler için önemlidir. Onayı stantta, aday formuna eklenen kısa bir satır ve aydınlatma metninize verilen bir bağlantıyla almak, sonradan kanıtlamaya çalışmaktan çok daha kolaydır.

Kısa ve somut. Muhatabınız fuarda onlarca firmayla görüştü; e-postanız ilk iki satırda kim olduğunuzu ve neden yazdığınızı söylemelidir. İşe yarayan bir yapı:

• Fuarın adını ve konuyu anan bir konu satırı; örneğin konuştuğunuz ürün.
• Görüşmeyi hatırlatan tek cümle: nerede tanıştınız, ne sordu.
• Söz verdiğiniz şey ekte ya da bağlantıda: teklif, teknik föy, numune talebi.
• Tek ve net bir sonraki adım: belirli bir gün için 20 dakikalık görüşme gibi.
• Adınız, firmanız, posta adresiniz ve çalışan bir abonelikten çıkma yolu.

Taradığınız her yaka kartına aynı toplu iletiyi göndermeyin. Teslim süresini sormak için iki dakika duran bir ziyaretçiyle standınızda yarım saat geçiren bir satın almacı farklı e-postaları hak eder.

Bir hatırlatma çoğu zaman yeter. Yanıt gelmeyen sıcak adayda bir sonraki adım e-posta değil, telefondur.

Bu şablon kişiye değil firmaya hitap eder, çünkü katılımcı listelerindeki kurumsal adresler çoğunlukla info@ ya da satis@ gibi genel adreslerdir. İletinin doğru birime ulaşması için “yönlendirme” ricası açıkça yazılır.

Kartvizitler fuar dönüşü bir masa çekmecesinde kalırsa takip de orada kalır. Kullandığınız CRM ya da basit bir tablo olsun, her adayı bir aşamaya koyun ve fuar adını kaynak olarak işleyin. Böylece hangi fuarın gerçekten iş getirdiği birkaç fuar sonra görünür hâle gelir.

“İletişim istemiyorum” diyen kişiyi kapatmakla yetinmeyin; bu tercihi kayda geçirin ve tüm ekibin listelerinde uygulayın. Ret hakkı Türk hukukunda da yabancı hukuklarda da saklıdır.

Türkiye'de ticari elektronik ileti 6563 sayılı kanun ve yönetmeliğiyle düzenlenir. Esnaf ve tacirlere gönderilen iletilerde önceden onay şartı aranmaz, ancak alıcının reddetme hakkı saklıdır ve ret talebi yerine getirilmelidir. Yönetmeliğe göre gönderimden önce tacir ya da esnaf alıcının adresi İYS'ye kaydedilir ve alıcının ret hakkını kullanıp kullanmadığı İYS üzerinden kontrol edilir. Kartvizitteki ad soyad ve kişisel e-posta adresi KVKK kapsamında kişisel veridir; kişiyi verisini nasıl kullandığınız konusunda bilgilendirmeniz gerekir.

İşe dönüşeni ölçün. Açılma oranı kesin görünür ama değildir: izleme pikseline dayanır, birçok e-posta uygulaması uzak görselleri engeller, Apple'ın Mail Gizlilik Koruması ise iletiyi okunsun okunmasın arka planda yükler. Bunun yerine şunları sayın:

Sonuçları fuar bazında karşılaştırın. İki üç fuar sonra hangi fuarın alıcı, hangisinin yalnız ziyaretçi getirdiğini bilirsiniz; bu da gelecek yılın fuar bütçesi için stant önündeki kalabalıktan daha sağlam bir dayanaktır.

Hiçbir ekip ilgili bütün standları gezemez. Katılımcı listesi fuarda kimlerin olduğunu gösterir ve bu firmalarla, ülkelerinin kuralları izin verdiği ölçüde fuardan sonra da temas kurulabilir. Expomatik katılımcı listelerini doğrulanmış kurumsal adreslerle derler; liste panelinize alınır, kampanyalar her firmanın genel adresine gider ve açılma ölçülmez. Hangi fuarların listesinin hazır olduğu katılımcı listesi hazır fuarlar sayfasında, ücretler Fiyatlandırma sayfasında.

Bir sonraki fuara hazırlanıyorsanız fuar öncesi randevu e-postası rehberi zamanlamayı, Almanya fuar takvimi ve yurt dışı fuar takvimi tarihleri gösterir. İncelemeye başlamak için ücretsiz hesap yeterli.