Fuar ziyaretçi listesi kural olarak alınamaz. Ziyaretçi kayıtları, organizatörün kendi amaçları için topladığı kişisel verilerdir ve KVKK nedeniyle üçüncü kişilerle paylaşılmaz ya da satılmaz. Erişebileceğiniz liste, organizatörün kataloğunda yayımladığı katılımcı firma listesidir: stant açan şirketler, ürün grupları ve kurumsal iletişim bilgileriyle.
Arama motorunda “fuar ziyaretçi listesi” yazan kişi çoğu zaman şunu ister: fuara gelen alıcılara fuardan önce ya da sonra ulaşmak. Bu yazı, iki liste arasındaki farkı, organizatörlerin ziyaretçi verisiyle ne yaptığını, satılık ziyaretçi listesi tekliflerinin neden riskli olduğunu ve alıcılara meşru yoldan nasıl ulaşılabileceğini anlatıyor.
Ziyaretçi listesi ile katılımcı listesi arasındaki fark nedir?
Türkçede iki terim sık karıştırılır. Fuar dünyasında “katılımcı” stant açan firmadır; “ziyaretçi” ise fuarı gezmeye gelen kişidir.
- Katılımcı
- Fuarda stant açan firma (İngilizcede exhibitor). Organizatör katılımcıları genellikle fuar sitesindeki katalogda yayımlar.
- Ziyaretçi
- Fuara kayıt olup gelen kişi (visitor). Kaydı kendi adına yapılır; ad, firma, görev ve e-posta bilgisi organizatörde kalır.
- Katılımcı listesi
- Stant açan firmaların listesi: firma adı, ülke, salon ve stant, ürün grupları; derlenmiş listelerde kurumsal iletişim bilgisi.
- Ziyaretçi istatistiği
- Organizatörün yayımladığı toplu rakamlar: ziyaretçi sayısı, ülke ve sektör dağılımı. Kişi bilgisi içermez.
| Soru | Katılımcı listesi / ziyaretçi listesi |
|---|---|
| Kimi kapsar? | Stant açan firmaları / fuarı gezen kişileri |
| Kim yayımlar? | Organizatör, kataloğunda / hiç kimse; veri organizatörde kalır |
| Veri türü | Ağırlıkla firma bilgisi / kişisel veri (ad, görev, e-posta) |
| Erişilebilir mi? | Evet, katalog herkese açıktır / hayır, KVKK nedeniyle paylaşılmaz |
Organizatörler ziyaretçi verisini neden paylaşmaz?
Ziyaretçi kaydında toplanan ad soyad, görev ve kişisel iş e-postası, KVKK kapsamında kişisel veridir. Kanuna göre kişisel veri ancak kanunda sayılan bir hukuki sebebe dayanarak işlenebilir (m. 5) ve üçüncü kişilere aktarılması da kural olarak açık rızaya ya da kanunda sayılan diğer şartlardan birine bağlıdır (m. 8). Organizatör, veriyi toplarken ziyaretçiyi hangi amaçla kullanacağı konusunda aydınlatmak zorundadır (m. 10). Bu amaçların arasında “listeyi başka firmalara satmak” genellikle yer almaz.
İşin ticari tarafı da vardır: ziyaretçi verisi organizatörün en değerli varlıklarından biridir. Bir sonraki fuarın ziyaretçisini bu veriyle davet eder, katılımcılara satış yaparken bu kitleyi anlatır. Veriyi dağıtmak, hem hukuki risk hem de kendi işine zarar demektir.
Organizatörler ziyaretçi verisini nasıl kullanır?
- Toplu istatistik: ziyaretçi sayısı, ülke, sektör ve görev dağılımı fuar raporunda yayımlanır. Katılımcı adayı firma bu rakamlarla fuarın kendisine uygun olup olmadığını değerlendirir.
- Sonraki fuara davet: önceki ziyaretçiler, aydınlatma metnindeki amaç çerçevesinde gelecek edisyona davet edilir.
- Yaka kartı okutma: ziyaretçi standınızda kartını okutmanıza izin verirse, onun bilgisi size geçer. Bu, ziyaretçinin kendi tercihidir ve kayıt sırasında genellikle bilgilendirilir.
- Eşleştirme ve alım heyetleri: bazı fuarlar, ziyaretçinin kendi seçtiği firmalarla randevu almasını sağlayan programlar yürütür. Burada da temas ziyaretçinin rızasıyla kurulur.
- Reklam paketleri: bazı organizatörler kendi ziyaretçi bültenlerinde ya da fuar uygulamasında reklam alanı satar. İletiyi organizatör gönderir; adresler size verilmez.
Satılık fuar ziyaretçi listesi tekliflerine güvenilir mi?
Büyük fuarlardan önce katılımcı firmalara sık sık “fuarın ziyaretçi listesi elimizde” diye e-posta gelir. Organizatör ziyaretçi verisini paylaşmadığına göre, bu listelerin kaynağı en iyi ihtimalle belirsizdir. Birçok organizatör katılımcılarını bu tür tekliflere karşı kendi sitesinde uyarır.
Kaynağı belirsiz listenin üç riski
Birincisi hukuki: kaynağını açıklayamadığınız kişisel veriyi işlemenin dayanağını da kuramazsınız. İkincisi teknik: eski ya da uydurma adreslere giden iletiler geri döner ve alan adınızın itibarını düşürür. Üçüncüsü para: çoğu zaman ödeme yapıldıktan sonra listenin vaat edilen fuarla ilgisi olmadığı anlaşılır. Satın almadan önce sorulacak sorular mail listesi kontrol rehberinde.
Katılımcı listesi neden erişilebilir bir iş verisidir?
Katılımcı firma, fuarda yer aldığını kendisi duyurmak ister: organizatörün kataloğunda adı, ülkesi, stant numarası ve ürün grupları yayımlanır. Bu bilgiler büyük ölçüde firmaya aittir, kişiye değil. Firmanın info@ ya da satis@ gibi genel adresi de bir kişiyi değil şirketi tanımlar.
Bu, her kullanımın serbest olduğu anlamına gelmez. Listede adı geçen yetkili kişilerin bilgileri yine kişisel veridir ve ticari ileti kuralları geçerlidir. Türkiye'de esnaf ve tacirlere gönderilen iletilerde önceden onay aranmaz ama ret hakkı saklıdır; gönderimden önce adres İYS'ye kaydedilir ve alıcının ret hakkını kullanıp kullanmadığı İYS üzerinden kontrol edilir. Yurt dışındaki alıcıda ise o ülkenin kuralı uygulanır. Ayrıntılar yasal rehberde. Bu yazı genel bilgilendirmedir, hukuki danışmanlık değildir.
Fuara gelen alıcılara meşru yoldan nasıl ulaşılır?
- Katılımcı olun ya da katılımcılara yazın: alıcıların önemli bir kısmı da stant açan firmalardır; distribütörler, ithalatçılar ve büyük üreticiler fuarda hem satar hem alır.
- Fuardan önce randevu isteyin: katılımcı listesinden seçtiğiniz firmalara fuardan birkaç hafta önce yazın. Zamanlama ve şablonlar randevu e-postası rehberinde.
- Stantta onay alın: yaka kartını okuttuğunuz ziyaretçiye hangi iletileri göndereceğinizi söyleyin ve onayını kayda geçirin.
- Fuardan sonra takip edin: görüştüğünüz kişilere ilk birkaç iş günü içinde yazın. Ayrıntılar fuar sonrası takip e-postası rehberinde.
Expomatik ne sunar?
Expomatik ziyaretçi listesi sunmaz. Sunduğu şey, fuar kataloglarından derlenen ve kurumsal adresleri doğrulanan katılımcı firma listeleridir. Liste panelinize alınır, kampanyalar her firmanın genel adresine gider ve açılma ölçülmez. Hangi fuarların listesinin hazır olduğunu katılımcı listesi hazır fuarlar sayfasında görebilir, fiyatı liste açılmadan önce ekranda öğrenebilirsiniz; ücretler Fiyatlandırma sayfasında. Listeyi bulmanın diğer yolları katılımcı listesi rehberinde karşılaştırılıyor. İncelemek için ücretsiz hesap yeterli.