Eine Terminanfrage vor der Messe ist eine kurze Nachricht, mit der Sie einem Aussteller ein Gespräch am Stand vorschlagen, idealerweise vier bis sechs Wochen vor Messebeginn. In Deutschland gilt sie rechtlich meist als Werbung: Per E-Mail ist sie in der Regel nur an Bestandskunden oder an Kontakte zulässig, die eingewilligt haben (§ 7 UWG).
Gute Gesprächspartner haben ihren Messekalender früh gefüllt. Dieser Artikel zeigt, welche Wege zum Termin rechtlich offenstehen, wann Sie welche Nachricht senden und wie drei kurze Vorlagen für Bestandskunden und eingewilligte Kontakte aussehen. Er gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.
Ist eine Terminanfrage per E-Mail Werbung?
In den meisten Fällen ja. Die Rechtsprechung versteht Werbung weit: Jede Nachricht, die den Absatz eigener Waren oder Dienstleistungen fördern soll, fällt darunter, auch wenn sie als Bitte um ein Gespräch formuliert ist. Nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ist Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung unzulässig, und zwar auch gegenüber Unternehmen.
Die mutmaßliche Einwilligung gilt nur für Anrufe bei Unternehmen, nicht für E-Mails. Eine Adresse im Ausstellerverzeichnis oder im Impressum ist ebenfalls keine Einwilligung. Für Aussteller mit Sitz in anderen Ländern gilt grundsätzlich deren Recht. Die Einzelheiten erläutert der Artikel E-Mails an Messeaussteller: Was ist rechtlich erlaubt?
Welche Wege zum Messetermin sind zulässig?
- Bestandskunden: E-Mail ohne gesonderte Einwilligung nach § 7 Abs. 3 UWG, wenn Sie die Adresse beim Verkauf erhalten haben, nur für eigene ähnliche Angebote werben, kein Widerspruch vorliegt und jede E-Mail auf das Widerspruchsrecht hinweist.
- Kontakte mit Einwilligung: etwa Interessenten, die auf einer früheren Messe oder über ein Formular ausdrücklich zugestimmt haben, Messeinformationen per E-Mail zu erhalten. Die Einwilligung sollten Sie dokumentieren.
- Terminfunktionen des Veranstalters: Viele Messen bieten eine App oder Matchmaking-Plattform, über die Teilnehmer Termine anfragen. Dort gelten die Regeln der jeweiligen Plattform.
- Telefon im B2B-Bereich: zulässig bei mindestens mutmaßlicher Einwilligung, die sich aus einem konkreten, sachlichen Interesse des Unternehmens ergeben muss.
- Brief: Werbung per Post ist nach dem UWG grundsätzlich ohne vorherige Einwilligung zulässig, solange der Empfänger nicht widersprochen hat.
Wann senden Sie welche Nachricht?
Ein bewährter Ablauf in vier Schritten, keine feste Regel:
| Zeitpunkt | Schritt |
|---|---|
| Sechs Wochen vor der Messe | Erste Anfrage: kurzer Bezug, ein konkreter Nutzen, zwei Terminvorschläge |
| Vier Wochen vorher | Eine freundliche Erinnerung an alle, die noch nicht geantwortet haben |
| Zwei Wochen vorher | Bestätigung der vereinbarten Termine mit Halle, Stand und Treffpunkt |
| Bis eine Woche danach | Dank und kurze Zusammenfassung an alle, mit denen Sie gesprochen haben |
Voraussetzung ist, dass Sie Ihre Zielunternehmen früh kennen. Wie Sie an die Ausstellerliste kommen, beschreibt der Artikel Ausstellerliste einer Messe finden.
Welcher Betreff wird geöffnet?
- Messe und Anliegen: „15 Minuten auf der [Messe]?“ Der Messename schafft Wiedererkennung, die Dauer Klarheit.
- Gemeinsamer Bezug: „[Messe] 2027: unsere neue Serie für [Produktgruppe]“ für Kunden, die die Vorgängerserie kennen.
- Konkreter Inhalt: „Preisliste [Produkt] für [Land], gern am Stand“ statt werblicher Adjektive.
Vermeiden Sie Großbuchstaben, mehrere Ausrufezeichen und Formeln wie „einmalige Gelegenheit“. Sie wirken unseriös und lösen Spamfilter aus.
Vorlage 1: Erste Anfrage an einen Bestandskunden
Betreff: 15 Minuten auf der [Messe]?
Sehr geehrte Frau [Nachname],
auf der [Messe] stellen wir in Halle [X] unsere neue [Produktreihe] vor, die an die [bezogenes Produkt] anschließt, das Sie seit [Jahr] von uns beziehen.
Hätten Sie während der Messe 15 Minuten Zeit für ein Gespräch an unserem Stand? Mir würden [Tag, Uhrzeit] oder [Tag, Uhrzeit] passen.
Mit freundlichen Grüßen, [Name], [Unternehmen], [Telefon]
Sie möchten keine weiteren E-Mails dieser Art erhalten? Dann können Sie jederzeit widersprechen: [Abmeldelink]
Der Hinweis auf das Widerspruchsrecht in jeder E-Mail ist eine der Bedingungen von § 7 Abs. 3 UWG.
Vorlage 2: Erinnerung an einen eingewilligten Kontakt
Betreff: Unser Gesprächsangebot zur [Messe]
Sehr geehrter Herr [Nachname],
Sie hatten sich auf der [Messe des Vorjahres] für Informationen zu unseren Messeauftritten angemeldet. Vor einigen Wochen hatte ich Ihnen ein Gespräch auf der [Messe] vorgeschlagen; vielleicht ist die Nachricht untergegangen.
Falls es in Ihren Messeplan passt, habe ich noch einige Termine frei. Und falls nicht, genügt eine kurze Antwort, dann melde ich mich zu diesem Thema nicht mehr.
Mit freundlichen Grüßen, [Name], [Unternehmen]
Abmelden: [Abmeldelink]
Eine Erinnerung genügt. Eine zweite bringt selten eine Antwort, kostet aber Ansehen.
Vorlage 3: Bestätigung eines vereinbarten Termins
Betreff: [Messe]: unser Termin am [Tag] um [Uhrzeit]
Sehr geehrte Frau [Nachname],
gern bestätige ich unser Gespräch am [Tag] um [Uhrzeit]. Sollen wir uns an Ihrem Stand treffen, oder kommen Sie zu uns in Halle [X], Stand [Y]?
Ich bringe eine kurze Übersicht zu [Thema 1] und [Thema 2] mit. Wenn Sie weitere Punkte besprechen möchten, nehme ich sie gern auf.
Bis bald und freundliche Grüße, [Name], [Unternehmen], [Mobilnummer]
Was prüfen Sie vor dem Versand?
Vor jeder Terminanfrage per E-Mail stehen vier Fragen: Liegt eine Rechtsgrundlage vor (Einwilligung oder Bestandskunde)? Enthält die E-Mail einen sichtbaren Abmeldelink? Sind Absender, Postanschrift und Pflichtangaben vollständig? Wurden die Adressen vor dem Versand geprüft? In Expomatik sind Abmeldelink, Absenderangaben und Sperrliste fest eingebaut; ob eine Ansprache im Einzelfall zulässig ist, entscheidet und verantwortet der Absender. Die Preise für den Versand finden Sie unter Preise.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
- Darf ich Aussteller vor der Messe per E-Mail um einen Termin bitten?
- Bei Empfängern in Deutschland in der Regel nur, wenn eine vorherige ausdrückliche Einwilligung vorliegt oder die Bestandskundenausnahme nach § 7 Abs. 3 UWG greift. Das gilt auch gegenüber Unternehmen, denn eine Terminanfrage, die das eigene Angebot vorstellt, ist Werbung.
- Ist ein Anruf zulässig?
- Gegenüber Unternehmen ist Telefonwerbung zulässig, wenn mindestens eine mutmaßliche Einwilligung vorliegt (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Dafür braucht es ein konkretes, sachliches Interesse des angerufenen Unternehmens. Die Teilnahme an derselben Messe begründet es nicht ohne Weiteres; maßgeblich ist der Einzelfall.
- Was gilt für Aussteller aus anderen Ländern?
- Maßgeblich ist grundsätzlich das Recht des Landes, in dem der Empfänger angesprochen wird. Eine Messe in Deutschland zieht Aussteller aus vielen Ländern an; prüfen Sie die Regeln jedes Empfängerlandes vor dem Versand.
- Wie viele Erinnerungen sind sinnvoll?
- Eine. Eine zweite Erinnerung bringt selten eine Antwort, kostet aber Ansehen. Wer sich abmeldet oder widerspricht, erhält keine weitere E-Mail.