Nach der Messe sollten Sie Ihre Kontakte innerhalb weniger Werktage nachfassen. Per E-Mail ist das in Deutschland nur rechtssicher, wenn der Kontakt eingewilligt oder Sie um konkrete Unterlagen gebeten hat (§ 7 UWG). Holen Sie die Einwilligung deshalb schon am Stand ein, dokumentieren Sie sie und bestätigen Sie sie per Double-Opt-in.
Drei Messetage bringen einen Stapel Visitenkarten und gescannter Besucherausweise. Was in den Wochen danach mit diesen Kontakten passiert, entscheidet, ob sich der Stand gelohnt hat. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie zeitnah und zugleich rechtssicher nachfassen. Er gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.
Welche Begriffe sollten Sie kennen?
- § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG
- Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist unzulässig, gegenüber Verbrauchern und Unternehmen gleichermaßen.
- Einwilligung
- Eine vorherige, ausdrückliche und nachweisbare Zustimmung, Werbung per E-Mail zu erhalten. Sie kann jederzeit widerrufen werden.
- Double-Opt-in
- Bestätigungsverfahren: Der Kontakt erhält eine E-Mail ohne Werbung und bestätigt seine Adresse per Klick. Gilt in der Praxis als übliches Mittel, eine E-Mail-Einwilligung zu belegen.
- Bestandskunde
- § 7 Abs. 3 UWG: Werbung an eigene Kunden für ähnliche Waren unter vier Bedingungen, auch ohne Einwilligung.
Wann sollten Sie nach der Messe nachfassen?
Solange sich Ihr Gesprächspartner noch an das Gespräch erinnert. Ein bis drei Werktage nach Messeende sind ein verbreitetes Ziel; nach zwei Wochen lässt sich Ihr Name oft nicht mehr zuordnen. Schicken Sie aber nicht alles am Abend des letzten Messetags: Ihre Kontakte sind dann auf der Heimreise, und das Postfach ist am vollsten.
| Schritt | Zeitpunkt nach der Messe (grobe Schätzung) |
|---|---|
| Persönliche Nachricht mit den angeforderten Unterlagen | 1 bis 3 Werktage |
| Rückruf bei vereinbartem Telefontermin | Wie am Stand vereinbart |
| Erinnerung an Kontakte mit dokumentierter Einwilligung | Etwa eine Woche später |
| Letzte Nachricht, danach Kontakt schließen oder langfristig pflegen | Drei bis vier Wochen |
Die Zeitangaben sind eine grobe Schätzung aus der Praxis, keine gemessenen Werte.
Ist eine Visitenkarte eine Einwilligung?
Hier ist Vorsicht geboten. Ob die Übergabe einer Visitenkarte als Einwilligung in Werbe-E-Mails gilt, ist rechtlich nicht abschließend geklärt und wird eher eng beurteilt. Vertretbar ist allenfalls, dass sie die eine Nachricht deckt, die im Gespräch konkret vereinbart wurde, etwa das angefragte Angebot. Für weitere Werbung, einen Newsletter oder Angebote zu anderen Produkten reicht sie nicht sicher aus.
Wer sich auf die Visitenkarte verlässt, trägt das Risiko: Den Nachweis einer Einwilligung muss im Streitfall der Werbende führen. Unzulässige E-Mail-Werbung kann Abmahnungen und Unterlassungsansprüche nach sich ziehen. Der sichere Weg ist eine ausdrückliche Einwilligung, die Sie am Stand einholen.
Wie holen Sie die Einwilligung am Stand ein?
Am besten im Gespräch selbst, mit einem kurzen, verständlichen Text auf dem Lead-Formular, im Tablet oder in der Scanner-App. Wichtig ist, dass die Zustimmung freiwillig, eigenständig und konkret ist.
- Eigenes Kästchen: nicht vorangekreuzt und nicht mit der Teilnahme an einem Gewinnspiel gekoppelt.
- Klarer Text: wer wirbt, wofür und über welchen Kanal, etwa Informationen zu Produkt X per E-Mail.
- Hinweis auf den Widerruf: die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
- Datenschutzhinweise: die Informationen nach Art. 13 DSGVO bei der Erhebung, zum Beispiel als Kurztext mit Link zur Datenschutzerklärung.
Wie dokumentieren Sie die Einwilligung richtig?
Nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO müssen Sie eine Einwilligung nachweisen können. Halten Sie für jeden Kontakt fest: wer eingewilligt hat, wann und auf welcher Messe, mit welchem Einwilligungstext in welcher Fassung, und wer am Stand das Gespräch geführt hat.
Bestätigen Sie die Adresse anschließend per Double-Opt-in. Die Bestätigungs-E-Mail enthält nur die Bitte um Bestätigung, keine Werbung. Speichern Sie den Zeitpunkt der Bestätigung. So belegen Sie, dass die Adresse tatsächlich dem Kontakt gehört und kein Tippfehler auf dem Formular eine fremde Person erreicht.
Welche Kontaktwege sind ohne Einwilligung möglich?
Nicht jeder Kontakt braucht dieselbe Rechtsgrundlage. Die Tabelle gibt einen Überblick über die Regeln des UWG für Unternehmen als Empfänger:
| Kontaktweg | Voraussetzung im Überblick |
|---|---|
| Werbe-E-Mail | Vorherige ausdrückliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG) |
| Angefordertes Angebot per E-Mail | Die konkrete Anfrage des Kontakts, nur für diese Nachricht |
| E-Mail an Bestandskunden | Die vier Bedingungen des § 7 Abs. 3 UWG |
| Telefonanruf bei Unternehmen | Mindestens mutmaßliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG) |
| Brief per Post | Grundsätzlich zulässig, solange kein erkennbarer Widerspruch vorliegt |
Die Grundregeln, die Bestandskundenausnahme und die Pflichtangaben jeder Werbe-E-Mail erklärt unser Beitrag E-Mails an Messeaussteller: Was ist rechtlich erlaubt?.
Wie sieht eine gute erste Nachricht aus?
Kurz und konkret. Ihr Kontakt hat auf der Messe Dutzende Gespräche geführt; Ihre Nachricht muss in den ersten zwei Zeilen zeigen, wer Sie sind und warum Sie schreiben. Bewährt hat sich dieser Aufbau:
- Ein Betreff, der Messe und Thema nennt, etwa das besprochene Produkt.
- Ein Satz zum Gespräch: wo Sie sich getroffen haben und wonach gefragt wurde.
- Das Zugesagte als Anhang oder Link: Angebot, Datenblatt oder Musteranfrage.
- Ein klarer nächster Schritt, zum Beispiel ein kurzes Telefonat an einem vorgeschlagenen Tag.
- Vollständige Absenderangaben mit den Pflichtangaben Ihres Unternehmens und, bei Werbung, eine Abmeldemöglichkeit.
Verzichten Sie auf eine Sammel-E-Mail an alle gescannten Ausweise. Ein Besucher, der zwei Minuten nach Lieferzeiten gefragt hat, und ein Einkäufer, der eine halbe Stunde am Stand verbracht hat, brauchen unterschiedliche Nachrichten.
Was gilt für Kontakte aus dem Ausland?
Auf deutschen Messen treffen Sie Besucher und Aussteller aus vielen Ländern. Maßgeblich ist grundsätzlich das Recht des Landes, in dem der Empfänger angesprochen wird. Im Vereinigten Königreich etwa ist E-Mail-Werbung an Kapitalgesellschaften mit Widerspruchsmöglichkeit erlaubt, andere Länder verlangen wie Deutschland eine Einwilligung. Wer seine Nachbereitung für alle Kontakte auf die Einwilligung am Stand stützt, ist in jedem Land auf der sicheren Seite.
Woran messen Sie den Erfolg der Nachbereitung?
An dem, was zu Geschäft führt: Antworten, vereinbarte Termine, versendete Angebote und daraus entstandene Projekte, je Messe ausgewertet. Öffnungsraten sind dafür kein verlässliches Maß. Sie beruhen auf einem Tracking-Pixel, viele E-Mail-Programme laden Bilder gar nicht oder automatisch im Hintergrund, und ein solches Tracking ist datenschutzrechtlich umstritten.
Werten Sie zusätzlich Unzustellbarkeiten und Abmeldungen aus. Viele Rückläufer zeigen, dass Adressen am Stand falsch erfasst wurden; viele Abmeldungen, dass Ton oder Auswahl nicht passen. Nach zwei oder drei Messen sehen Sie, welche Veranstaltungen Käufer bringen und welche nur Besucher.
Und die Aussteller, die Sie nicht getroffen haben?
Kein Team schafft jeden relevanten Stand. Die Ausstellerliste zeigt, wer sonst noch da war, und was Sie mit einer solchen Liste tun dürfen, erklärt der Beitrag Ausstellerliste einer Messe: Was darf man damit tun?. Expomatik stellt Ausstellerlisten mit geprüften geschäftlichen Adressen bereit; Kampagnen gehen an die allgemeine Firmenadresse, ohne Öffnungs-Pixel.
Wichtig für Empfänger in Deutschland
Eine geprüfte Adresse ersetzt nicht die nach § 7 UWG erforderliche Einwilligung. Die Verantwortung für Inhalt und Empfänger einer Kampagne liegt beim Absender; die Plattform erzwingt Abmeldelink, Absenderangaben und Sperrliste. Termine der großen deutschen Messen finden Sie im Messekalender Deutschland, Vorlagen für Terminanfragen im Beitrag Terminanfrage vor der Messe.
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Beurteilung Ihrer eigenen Nachbereitung wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.
Häufige Fragen
- Ist die Übergabe einer Visitenkarte eine Einwilligung in Werbe-E-Mails?
- Darauf sollten Sie sich nicht verlassen. Ob eine Visitenkarte als Einwilligung gilt, ist rechtlich nicht abschließend geklärt und wird eher eng beurteilt. Sie deckt allenfalls die Nachricht, die im Gespräch konkret vereinbart wurde, aber keinen allgemeinen Newsletter. Holen Sie die Einwilligung am Stand ausdrücklich ein.
- Darf ich ein am Stand angefordertes Angebot per E-Mail senden?
- In der Regel ja: Wer am Stand um ein Angebot oder Unterlagen bittet, erwartet genau diese Nachricht. Die Bitte erstreckt sich aber nicht auf weitere Werbe-E-Mails. Werbung für andere Produkte oder spätere Erinnerungen brauchen eine eigene Einwilligung.
- Wie weise ich eine Einwilligung nach?
- Nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO müssen Sie die Einwilligung nachweisen können. Halten Sie fest, wer wann auf welcher Messe mit welchem Text eingewilligt hat, und bestätigen Sie die Adresse per Double-Opt-in. Speichern Sie die Bestätigung mit Zeitstempel.
- Darf ich Messekontakte anrufen?
- Gegenüber Unternehmen genügt nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG eine mutmaßliche Einwilligung, also ein konkretes, aus den Umständen erkennbares Interesse. Am sichersten ist ein am Stand vereinbarter Rückruf. Für Verbraucher ist eine ausdrückliche Einwilligung nötig.