Die Besucherliste einer Messe erhalten Sie in aller Regel nicht. Besucherregistrierungen sind personenbezogene Daten, die der Veranstalter für eigene Zwecke erhebt, und die DSGVO erlaubt keine Weitergabe ohne Rechtsgrundlage. Zugänglich ist dagegen die Ausstellerliste: die Unternehmen mit eigenem Stand, die der Veranstalter im Ausstellerverzeichnis veröffentlicht.
Wer nach einer Besucherliste sucht, will meist eines: die Einkäufer erreichen, die durch die Hallen gehen. Dieser Beitrag erklärt den Unterschied zwischen beiden Listen, was Veranstalter mit Besucherdaten tun, warum angebotene Besucherlisten Misstrauen verdienen und wie Sie Messebesucher auf zulässigem Weg erreichen. Er gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.
Was unterscheidet Besucherliste und Ausstellerliste?
- Aussteller
- Ein Unternehmen mit eigenem Stand. Veranstalter veröffentlichen die Aussteller meist im Online-Ausstellerverzeichnis.
- Besucher
- Eine Person, die sich für den Messebesuch registriert. Name, Firma, Funktion und E-Mail-Adresse bleiben beim Veranstalter.
- Ausstellerliste
- Die Unternehmen einer Veranstaltung: Name, Land, Halle und Stand, Produktgruppen und in aufbereiteten Listen geschäftliche Kontaktdaten.
- Besucherstatistik
- Zusammengefasste Zahlen nach der Messe, etwa Besucherzahl und Anteile nach Land oder Branche. Keine Angaben zu einzelnen Personen.
| Frage | Ausstellerliste / Besucherliste |
|---|---|
| Wer steht darauf? | Unternehmen mit Stand / Personen, die die Messe besucht haben |
| Wer veröffentlicht sie? | Der Veranstalter im Verzeichnis / niemand, sie bleibt beim Veranstalter |
| Art der Daten | Überwiegend Firmendaten / personenbezogene Daten (Name, Funktion, E-Mail) |
| Zugänglich? | Ja, das Verzeichnis ist öffentlich / in aller Regel nein |
Warum geben Veranstalter keine Besucherdaten weiter?
Eine Registrierung mit Name, Funktion und geschäftlicher E-Mail-Adresse ist ein personenbezogenes Datum im Sinne der DSGVO. Der Veranstalter braucht für jede Verarbeitung eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO und muss die Besucher bei der Erhebung informieren, wofür er die Daten nutzt und an wen er sie weitergibt (Art. 13 DSGVO). Der Verkauf an andere Unternehmen gehört selten zu diesen Zwecken; ohne Rechtsgrundlage, in der Praxis meist eine Einwilligung, wäre die Weitergabe unzulässig.
Hinzu kommt ein wirtschaftlicher Grund: Besucherdaten gehören zu den wertvollsten Beständen eines Veranstalters. Mit ihnen füllt er die nächste Veranstaltung und verkauft Standflächen. Sie herauszugeben, würde dem eigenen Geschäft schaden.
Wie nutzen Veranstalter die Besucherdaten?
- Besucherstatistik: Besucherzahl und Struktur nach Land, Branche und Funktion erscheinen im Schlussbericht. Viele deutsche Veranstalter lassen diese Zahlen von der FKM (Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen) prüfen.
- Einladungen: Frühere Besucher werden im Rahmen der Datenschutzhinweise zur nächsten Veranstaltung eingeladen.
- Lead-Scanning: Lässt ein Besucher seinen Ausweis an Ihrem Stand scannen, erhalten Sie seine Daten. Das ist seine eigene Entscheidung; die Registrierungsbedingungen weisen in der Regel darauf hin.
- Matchmaking: Manche Messen bieten Programme, in denen Besucher selbst Termine mit ausgewählten Ausstellern anfragen.
- Werbeangebote: Manche Veranstalter verkaufen Werbeplätze im eigenen Besucher-Newsletter oder in der Messe-App. Der Veranstalter versendet; die Adressen erhalten Sie nicht.
Sind angebotene Besucherlisten seriös?
Vor großen Messen erhalten Aussteller häufig E-Mails, die die Besucherliste der Messe zum Kauf anbieten. Da Veranstalter keine Besucherdaten weitergeben, ist die Herkunft solcher Listen bestenfalls unklar. Viele Veranstalter warnen ihre Aussteller auf der eigenen Website vor diesen Angeboten.
Drei Risiken einer Liste ohne klare Quelle
Rechtlich: Für Daten, deren Herkunft Sie nicht erklären können, können Sie keine Rechtsgrundlage nachweisen, und Werbe-E-Mails brauchen in Deutschland die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG), auch gegenüber Unternehmen. Technisch: Veraltete oder erfundene Adressen erzeugen Bounces und schaden Ihrer Versandreputation. Finanziell: Oft zeigt sich erst nach der Zahlung, dass die Liste mit der Messe wenig zu tun hat. Die Prüffragen vor einem Kauf stehen in E-Mail-Liste von Messeausstellern kaufen.
Warum ist die Ausstellerliste zugänglich?
Aussteller wollen gesehen werden: Das Verzeichnis des Veranstalters nennt Firmenname, Land, Stand und Produktgruppen, weil die Unternehmen für ihre Teilnahme bezahlt haben. Das sind überwiegend Angaben über Unternehmen, nicht über Personen, und eine allgemeine Adresse wie info@ bezeichnet eine Firma, keinen Menschen.
Damit ist nicht jede Nutzung erlaubt. Namentliche Ansprechpartner sind personenbezogene Daten, und für Werbe-E-Mails an deutsche Unternehmen gilt die Einwilligungspflicht nach § 7 UWG unabhängig von der Quelle. Was Sie mit einem Verzeichnis tun dürfen, erklärt E-Mails an Messeaussteller: Was ist rechtlich erlaubt?; zur Nutzung von Verzeichnissen siehe auch Ausstellerliste einer Messe: Was darf man damit tun?
Wie erreichen Sie Messebesucher auf zulässigem Weg?
- Aussteller ansprechen: Viele Einkäufer sind selbst Aussteller. Händler, Importeure und große Hersteller verkaufen und kaufen auf derselben Messe.
- Termine vor der Messe vereinbaren: per Telefon, über berufliche Netzwerke oder per E-Mail dort, wo eine Einwilligung vorliegt oder die Regeln des Empfängerlandes es erlauben. Mehr dazu im Beitrag Terminanfrage vor der Messe.
- Einwilligung am Stand einholen: Sagen Sie beim Scannen des Ausweises, welche E-Mails Sie senden, und dokumentieren Sie die Zustimmung.
- Nach der Messe nachfassen: innerhalb weniger Werktage und im Rahmen der Einwilligung. Siehe Messe-Nachbereitung.
Was bietet Expomatik?
Expomatik bietet keine Besucherlisten. Expomatik stellt Ausstellerlisten aus den Verzeichnissen der Veranstalter zusammen und prüft die geschäftlichen Adressen der Unternehmen. Die Liste wird in Ihrem Konto geöffnet, Kampagnen gehen an die allgemeine Adresse des Unternehmens, und Öffnungen werden nicht gemessen. Messen mit fertiger Liste finden Sie unter Ausstellerlisten; den Preis sehen Sie, bevor Sie eine Liste öffnen, siehe Preise. Weitere Quellen vergleicht Ausstellerliste einer Messe finden. Für den Einblick genügt ein kostenloses Konto.
Häufige Fragen
- Kann man die Besucherliste einer Messe kaufen?
- Vom Veranstalter in aller Regel nicht. Besucherregistrierungen sind personenbezogene Daten, die der Veranstalter für eigene Zwecke erhebt, etwa für Einlass, Statistik und Einladungen zur nächsten Veranstaltung. Angebote Dritter nennen selten eine nachvollziehbare Quelle und sind rechtlich wie praktisch riskant.
- Was ist der Unterschied zwischen Ausstellerliste und Besucherliste?
- Die Ausstellerliste nennt die Unternehmen, die einen Stand buchen; der Veranstalter veröffentlicht sie im Ausstellerverzeichnis. Eine Besucherliste würde die Personen nennen, die sich registriert haben. Diese Daten behält der Veranstalter und veröffentlicht nur zusammengefasste Besucherzahlen.
- Wie kommen Aussteller an die Kontaktdaten von Besuchern?
- Vor allem über das Scannen des Besucherausweises am Stand: Lässt ein Besucher seinen Ausweis scannen, erhalten Sie seine Daten. Matchmaking-Programme funktionieren ähnlich. In beiden Fällen entsteht der Kontakt, weil der Besucher es so wollte.
- Bietet Expomatik Besucherlisten an?
- Nein. Expomatik stellt Ausstellerlisten aus den Verzeichnissen der Veranstalter zusammen und prüft die geschäftlichen Adressen der Unternehmen. Besucherdaten hat Expomatik nicht.