Eine Ausstellerliste ist das Verzeichnis der Unternehmen, die auf einer Messe einen Stand haben, meist mit Firmenname, Land, Halle und Standnummer. Sie finden sie im Ausstellerverzeichnis des Veranstalters, in der Messe-App, in PDF-Katalogen, durch eigene Recherche oder als fertige Liste, die bereits verifizierte geschäftliche E-Mail-Adressen enthält.
Was steht in einer Ausstellerliste?
Die Begriffe werden von Veranstalter zu Veranstalter unterschiedlich verwendet. Wer weiß, was er vor sich hat, kann abschätzen, wie viel Arbeit bis zur ersten Kontaktaufnahme noch bleibt.
- Ausstellerverzeichnis
- Das Online-Verzeichnis des Veranstalters. Meist Name, Land, Halle und Stand, teils Produktgruppen.
- Hallenplan
- Die Karte der Hallen und Stände. Hilfreich für die Besuchsplanung, enthält aber selten mehr als den Firmennamen.
- PDF-Katalog
- Die gedruckte oder als PDF verbreitete Ausgabe eines Jahrgangs, auf dem Stand ihres Erscheinens.
- Verifizierte Liste
- Aussteller mit geschäftlicher E-Mail-Adresse, die vor dem Versand geprüft wurde, und der Quelle jedes Datensatzes.
Wo finden Sie die offizielle Ausstellerliste?
Die meisten großen Messen veröffentlichen ihre Aussteller auf der Messewebsite, etwa als Ausstellerverzeichnis, Ausstellersuche oder Ausstellerliste. Das ist die verlässlichste Quelle, denn die Angaben kommen direkt vom Veranstalter.
Der Haken: Das Verzeichnis zeigt in der Regel nur Firmenname, Land und Standnummer. Die geschäftliche E-Mail-Adresse und einen Ansprechpartner, die Sie für den Vertrieb brauchen, enthält es nicht; sie müssen für jedes Unternehmen einzeln ermittelt werden. Manche Veranstalter nehmen das Verzeichnis nach der Messe vom Netz. Wer nicht rechtzeitig sichert, verliert den Zugriff.
Bieten Messe-Apps einen besseren Zugang?
Viele große Messen haben eine App oder eine Matchmaking-Plattform für Besucher und Aussteller. Die Firmenprofile dort sind oft ausführlicher als im Verzeichnis, manchmal mit Produktgruppen und Kontaktformular.
Der Haken: Es gibt keinen Zugriff auf die Gesamtliste. Sie öffnen Profile einzeln, Nachrichten über die App sind häufig begrenzt, und der Zugang endet meist mit der Messe.
Sind PDF-Kataloge und frühere Jahrgänge noch brauchbar?
Manche Messen verteilen die Ausstellerliste als PDF, und Kataloge früherer Jahre kursieren auf Branchenseiten. Ist die diesjährige Liste noch nicht erschienen, ist die des Vorjahres ein guter erster Schritt: Auf großen Messen kommt ein beträchtlicher Teil der Aussteller jedes Jahr wieder.
Der Haken: Unternehmen aus einem PDF zu übernehmen ist mühsam, und die Liste kann veraltet sein: geschlossene Firmen, geänderte Namen, Adressen, die nicht mehr funktionieren. Wer ungeprüft an eine alte Liste sendet, erzeugt viele Bounces und schwächt den Ruf seiner Absenderadresse.
Wie lange dauert die eigene Recherche?
Verzeichnis, Firmenwebsites und LinkedIn von Hand durchzugehen ist möglich und bei kurzen Ziellisten von 20 bis 30 Unternehmen sinnvoll. Den tatsächlichen Aufwand unterschätzen die meisten Teams: Kontaktdaten zu finden und zu prüfen dauert pro Unternehmen mehrere Minuten, mit der Suche in den Quellen oft fast eine Viertelstunde. Bei einer Messe mit 500 Ausstellern sind das Wochen an Arbeitszeit und eine von Hand gepflegte Tabelle mit hoher Fehlerquote.
Eine grobe Rechnung
Wer etwa 15 Unternehmen pro Stunde erfasst, braucht für 500 Unternehmen mehr als vier volle Arbeitstage. Mit dem Stundensatz einer qualifizierten Fachkraft gerechnet, ist der scheinbar kostenlose Weg oft der teuerste.
Was sollte eine fertige Ausstellerliste bieten?
Eine fertige Liste ist das Ergebnis der eigenen Recherche, nur von jemand anderem erledigt: aus Katalogen zusammengestellt, um die geschäftliche E-Mail-Adresse ergänzt und vor dem Versand geprüft. Auch hier lohnt sich ein genauer Blick. Ein guter Anbieter erfüllt alle drei Punkte:
- Quellenangabe für jeden Datensatz: aus welchem Katalog oder von welcher Website er stammt. Finger weg von „Millionen-Datensätzen“ unklarer Herkunft.
- Prüfung vor dem Versand: Ungültige Adressen gehören nicht in die Liste, und Sie sollten dafür nicht zahlen.
- Werkzeuge für die Rechtskonformität: Abmeldung, Sperrliste und Absenderangaben sind von Anfang an eingerichtet.
Genau das übernimmt Expomatik. Auf der Seite Ausstellerlisten von Messen sehen Sie, für welche Messen bereits eine Liste vorliegt; den Preis sehen Sie, bevor Sie eine Liste öffnen, und kleine Listen sind kostenlos. Den gesamten Ablauf beschreibt So funktioniert es.
Welcher Weg passt zu Ihrer Situation?
| Situation | Empfohlener Weg |
|---|---|
| Nur 10 bis 20 Zielunternehmen auf einer Messe | Eigene Recherche (Verzeichnis und Firmenwebsites) |
| Die Messe ist angekündigt, eine Liste gibt es noch nicht | Katalog des Vorjahres und Benachrichtigung, sobald die Liste fertig ist |
| Vor der Messe sollen Hunderte Unternehmen erreicht werden | Fertige verifizierte Liste und geplante Ansprache, im Rahmen der Rechtslage des Empfängerlandes |
| Sie planen nur Standbesuche | Ausstellerverzeichnis und Messe-App reichen aus |
Welchen Weg Sie auch wählen, zwei Regeln bleiben gleich: Prüfen Sie die Adressen vor dem Versand (Ihr Ruf als Absender ist mehr wert als die Liste), und beachten Sie die Regeln für E-Mail-Werbung im Land des Empfängers. In Deutschland sind sie besonders streng: E-Mail-Werbung braucht nach § 7 UWG in der Regel auch gegenüber Unternehmen eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Einzelheiten finden Sie in unserem Artikel E-Mails an Messeaussteller: Was ist rechtlich erlaubt?
Häufige Fragen
- Sind Ausstellerlisten von Messen öffentlich?
- Die meisten Veranstalter veröffentlichen die Namen der Aussteller in einem Online-Verzeichnis, oft mit Land, Halle und Standnummer. E-Mail-Adressen und Ansprechpartner fehlen dort in der Regel, und manche Verzeichnisse werden nach der Messe abgeschaltet.
- Wann wird die Ausstellerliste einer Messe veröffentlicht?
- Meist erscheint das Verzeichnis einige Monate vor der Messe und wächst, sobald Aussteller ihren Stand bestätigen. Bis kurz vor Beginn ändert sich die Liste häufig noch; ein zweiter Blick kurz vor dem Termin lohnt sich.
- Kann ich die Ausstellerliste des Vorjahres nutzen?
- Als Ausgangspunkt ja, denn auf großen Messen kommen viele Aussteller jedes Jahr wieder. Prüfen Sie die Adressen vor dem Versand: Ältere Listen enthalten geschlossene Unternehmen und veraltete Adressen, und eine hohe Bounce-Rate schadet dem Ruf Ihrer Absenderadresse.